Procedimiento operacional
El siguiente procedimiento es un paso a paso de cómo contratar a un nuevo integrante del equipo, partiendo desde cómo generar la solicitud, hasta el día uno del ingreso. Para eso dividiremos el procedimiento en tres etapas: Proceso de Búsqueda, Antes de ingreso y Primer Día.
El check list descargable del paso a paso lo encuentran en el siguiente link.
- ¿Necesito contratar a alguien?: el inicio de este proceso es cuestionarse la falta de personal y decidir contratar a un nuevo integrante para el equipo.
- Aprobación de nuevo ingreso de Gerente: una vez que se toma la decisión de contratar, se debe plantear ésta al Gerente del área, quien debe darnos su aprobación para contratar a este nuevo usuario. Dicha aprobación debe ser consignada por escrito.
- Generar descripción del cargo: se debe completar el formulario de Grupo Security en el cual se debe definir el cargo, la misión, los objetivos, entre otros temas importantes, para el nuevo candidato. En caso de ser un cargo definido anteriormente, se puede reutilizar la información.
La plantilla que debe completar la encuentra aquí y el manual de cómo completar, lo encuentra en el siguiente link. - Determinar Centro de Costos: Se debe definir el Centro de Costos asociado para el nuevo usuario.
- Definir oficina: Se debe determinar la sucursal a la que deberá dirigirse el nuevo usuario en caso de que su trabajo sea presencial.
- Definir sueldo líquido: El sueldo líquido ser razonable y dentro de los estándares y tangos ofrecidos por el mercado y Travel.
- Determinar causal de contratación: Se debe definir si la contratación es por alguna de estas causales:
- Aumento de dotación: necesitamos un nuevo integrante para aumentar la dotación del equipo.
- Reposición del cargo: ante el despido o renuncia de algún integrante.
- Reemplazo temporal: frente a licencias, vacaciones u otros. - Definir tipo de contrato: determinar si el el contrato es: indefinido, a plazo fijo o práctica.
- Determinar forma de búsqueda: definir si la búsqueda de candidatos se realizará mediante plataformas de trabajo, o los más utilizados que son el LinkedIn institucional o por referidos.
- Definir si aplica Ley de Inclusión: Determinar si el cargo buscado aplica para la Ley de Inclusión
- Determinar si se solicitan referidos: Definir si en la búsqueda se solicitarán referidos a los candidatos.
- Completar ficha en EXA: Con los datos que usted obtuvo en los pasos anteriores puede completar la ficha de nuevo ingreso en Exa, la cual se encuentra en:
Mis Solicitudes -> Selección -> Ingreso Solicitudes. - Enviar correo a Cultura Corporativa: este correo se envía para realizar seguimiento a nuestra solicitud. Se debe explicitar que se han cumplido los pasos anteriores, por lo que los siguientes pasos corresponden en gran parte a Cultura Corporativa.
- Aprobación Business Partner: se debe esperar la notificación de aprobación al nuevo cargo por parte del Business Partner.
- Aprobación de Remuneraciones: se debe esperar la notificación de aprobación del área de Remuneraciones, esta es comunicada por el Business Partner.
- Búsqueda en portales laborales: se publica anuncio de la búsqueda en los principales portales laborales (si aplica).
** En caso de utilizar referidos, no se realiza la Entrevista Travel, y se procede a los Test Online - Entrevista Travel: luego de un primer filtro por CV, se realizan las primeras entrevistas a los posibles candidatos, debiendo elegir la terna más adecuada
- Test Online a terna de candidatos: se envían los test online a terna de candidatos, de acuerdo a las capacidades requeridas para el cargo.
- Entrevista Cultura Corporativa: se realiza la entrevista a la terna de candidato, pero esta vez está a cargo de Cultura.
- Entrevista psicológica a candidato ideal: se debe seleccionar al candidato ideal, el cual debe realizar la última entrevista de carácter psicológico.
- Envío Carta Oferta: se envía Carta de Oferta al candidato seleccionado, en caso de no ser aceptada, se debe retomar el nivel anterior con otro candidato.
- Generar solicitud de nuevo ingreso: Se completa el formulario de Control de Usuario, ubicado en el Catálogo de Servicios, con los datos ahí requeridos.
- Definir forma de trabajo: determinar si el trabajo será de manera presencial, remoto o mixto.
- Solicitar creación de usuario a UST: una vez completado el formulario, se envía la solicitud de creación de usuario a la UST. Este puede demorar entre 5 a 7 días hábiles.
- Búsqueda de tutor: el tutor es una persona de la misma área, la cual debe acompañar al nuevo integrante en sus semanas de adaptación, prestando consejo y ayuda en las diversas situaciones que este pueda tener.
- Definir zona de trabajo: determinar en que zona de la oficina se ubicará el nuevo usuario.
- Personalización del equipo: una vez que UST entrega la cuenta de correo el equipo de Soporte Terrestre tiene entre 2-3 días hábiles para personalizar el equipo del usuario.
- Solicitud de herramientas Travel: en paralelo al paso anterior, junto a la información del Catálogo de Servicio, se crean las cuentas de las herramientas necesarias. Este proceso tiene entre 3-4 días hábiles para finalizar.
- Solicitud de periféricos necesarios: Solicitar los periféricos necesarios para la correcta realización de las labores del nuevo usuario.
- Solicitud de Reglamentos Internos: se deben solicitar los reglamentos a Cultura Corporativa, los cuales deben ser entregados al nuevo usuario
- Reservar oficina: Se debe reservar la oficina para las presentaciones del primer día.
- Solicitar tarjeta de ingreso: solicitar la tarjeta de ingreso a la oficina (si aplica), para su creación y personalización.
c) Primer día
- Inducción: es la presentación inicial, en la que se muestra la misión y visión de Grupo Security, el organigrama y las distintas áreas y empresas asociadas más relevantes.
- Recorrido por las instalaciones: en caso de que el ingreso sea presencial se debe mostrar las áreas claves, dando énfasis en las salidas de emergencia.
- Presentación personas claves: Crear una reunión de presentación con las diferentes personas claves, ya sean compañeros de equipos, gerentes u otros.
- Presentación equipo: es la presentación formal del nuevo integrante al equipo de trabajo.
- Asignación escritorio o zona de trabajo: se le debe indicar al nuevo usuario su zona de trabajo.
- Asignación tutor: se debe asignar formalmente el tutor para el nuevo usuario.
- Prueba de accesos: validar accesos a los diferentes aplicativos, correo, computador y puerta de acceso.
- Indicar tarea inicial: se debe entregar la primera tarea formal a desarrollar al usuario.
- Entregar encuesta de inducción: el usuario debe responder una encuesta, en la que se juzga la calidad de la inducción, junto con posibles mejoras.